La fabrique des idées

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Une entreprise, une équipe, un projet. Le projet a pris du retard : on a mal planifié, on s’y est mis à la dernière minute et nous voilà dans l’urgence. La nervosité épaissit l’air, le stress tire sur les phrases qui fusent comme des flèches assassines « Mais bon dieu je te l’avais dit ! » « On avait bien dit que… » « Tu penses à amener ta tête !? ». Et pour faire face dans ces moments de crise, on pense « Action ! » : Travailler plus ! Plus longtemps ! Avec plus de gens ! Plus de gens, tous tendus à bloc.

Devant le manque d’efficacité général, quelqu’un suggère que « Nous avons besoin d’être organisés ! ». Des gens se mettent à dessiner des boîtes autour du problème, mais les dessiner ou les redessiner ne résoud pas le problème, et quelqu’un suggère alors : « Faisons un brainstorming ! ». Une fois tout le monde réuni, le chef demande alors : « Alors, est-ce que quelqu’un parmi vous a une bonne idée ? »

Cauchemar ou réalité trop fréquente ? Qui peut se targuer de ne s’être jamais trouvé, peu ou prou, dans une situation analogue ?
Cette organisation qui n’en est pas une est ce que David ALLEN, dans son livre Getting Things Done ou S’organiser pour réussir, appelle le « reactive planning » : les questions de temps et de coût submergent et ensevelissent les objectifs, et le processus de planification naturel qui devrait découler de ces objectifs.
Au reactive planning, D.Allen oppose précisément ce « natural planning », cette planification naturelle qui est à la fois la plus facile, la plus efficace et la moins stressante. Mais pas la plus usitée.

Voici les grandes lignes de ce natural planning, qui est pour moi la partie la plus lumineuse de cet excellent bouquin. (traduction maison)

Prenons comme objet d’étude votre dernière soirée au restaurant.

1/ Objectif et principes   (Pourquoi ?)
Qu’est-ce qui vous a poussé à y aller ? Plein de raisons sont possibles : voir des amis, développer une relation amoureuse, signer un contrat… Mon objectif déclenche automatiquement le processus de planification naturelle.
Les principes sont les ‘limites’ qu’on se donne. On n’y pense pas forcément aussi clairement, mais on planifie à l’intérieur d’un cadre : pour le restaurant, il s’agira de tel type de nourriture, de prix, d’ambiance, etc.

2/ Une vision de l’aboutissement   (Quoi ?)
Une fois que vous avez décidé d’aller au restaurant, quelles ont été vos premières pensées ? Certainement pas : « point II.A.3.c »… plutôt quelque chose du genre : « Une pizza chez Giovanni’s », « un repas sur la terrasse de tel café, avec l’apéro avant »… Vous vous êtes probablement aussi construit une image positive de la situation : vous voyez telles personnes, telle atmosphère, peut-être tel résultat concret à la fin. C’est votre Vision.

3/ Le brainstorming   (Comment ? – Phase 1)
Une fois la scène imaginée, comment votre cerveau a-t-il commencé à penser ?
« A quelle heure on y va ? » « Il faut que j’appelle Claire. » « Est-ce qu’il est ouvert ce soir ? » « Est-ce que je me change avant ? »… Plein d’aspects différents de la sortie au resto nous viennent en tête. C’est un processus créatif naturel : le cerveau remplit l’espace, le vide entre la vision qu’on a en tête et la situation présente. La pensée à ce stade est assez aléatoire, chaotique.

4/ L’organisation   (Comment ? – Phase 2)
Une fois générés un certain nombre d’idées et de détails disparates, le cerveau ne peut pas s’empêcher d’y mettre un peu d’ordre.  On commence à classer ses idées : par composants (sous-projets), par priorités, ou par séquences d’évènements.

• Par composants : Il faut s’occuper du lieu / des personnes présentes / de la logistique…
• Par priorités : « Premièrement, il faut appeler Arnaud et Mélodie. »
• Par séquences : « D’abord téléphoner à Arnaud et Mélodie, puis vérifier si le resto est ouvert, puis se changer. »

5/ La Next Action
On entre dans l’action au bout de ce planning naturel, en se concentrant sur la toute prochaine action à réaliser : appeler les copains.

Vous avez envie ou besoin de concrétiser un projet – Vous l’imaginez, abouti – Vous générez des idées qui s’y rapportent d’une manière ou d’une autre – Vous mettez de l’ordre dans ces idées – Vous définissez la première action physique à réaliser pour concrétiser votre projet.
Et vous faîtes tout cela naturellement, sans y prendre vraiment garde.

Cette méthode de planification d’un projet est clairement la plus efficace et la moins stressante. D.Allen l’appelle aussi « le planning du dos de l’enveloppe ». Il ne manque plus qu’à l’appliquer de manière consciente aux projets complexes qu’on croit devoir aborder avec un balai dans le dos.

(Cet article est la suite du dernier, qui présentait les grandes lignes de la méthode GTD de David Allen. Ces articles sont écrits dans le cadre de la Croisée des Blogs, qui réunit ce mois-ci les blogueurs autour du thème suivant : « Optimisez votre vie, votre travail, vos relations« )